Digitálnou transformáciou k bezpapierovej kancielárii



Transformáciou k bezpapierovej kancelárii


Bezpapierová kancelária je v súčasnosti veľmi populárna téma vo svete. Mnoho spoločností a firiem sa snaží implementovať zlepšenia v tejto oblasti s cieľom zrýchliť procesy a odbúrať administratívu. Svoju osobitnú rolu v poslednom období zohrávajú už aj ekologické a klimatické ciele.


Napriek tomu je miera použitia papieru vo firmách stále vysoká, čo prináša celú radu problémov pri spracovaní, výmene a archivácii dokumentov, ako aj vysokú administratívnu náročnosť. Obdobie COVIDu dostalo mnohé firmy na pokraj síl. Nezvládanie procesov vyvolalo potrebu rýchlej digitalizácie a automatizácie.


Digitalizáciou a automatizáciou je možné redukovať náklady v administratíve až o 30 percent v priebehu šiestich mesiacov a až o 50 percent v priebehu jedného roka.


Riešením sú moderné technológie


Pre množstvo ľudí je zavádzanie nových technológií do už zabehnutých procesov cestou po tenkom ľade. Obávajú sa, že implementácia nových postupov firme nepomôže a neprinesie nič iné, len komplikácie a neželané zvýšenie nákladov.


Firmy sú často konzervatívne a nerozmýšľajú nad prípadnými výhodami, ktoré by im pri ich podnikaní mohli poskytnúť súčasné moderné technológie.


Ich použitím, ako je napríklad umelá inteligencia - AI, alebo robotická procesná automatizácia - RPA, môžeme papier z procesov odstrániť a s ním aj problémy ktoré spôsobuje.

Ďalším benefitom je, že sa takto vytvára priestor pre zamestnancov vykonávať úlohy s vyššou pridanou hodnotou a netráviť čas rutinnou, opakujúcou sa prácou alebo banalitami.


Zavedenie bezpapierovej kancelárie v APM Digital


V APM Digital sa už dlhší čas venujeme digitalizácií procesov a preto neprekvapuje, že sme digitalizovali aj vnútrofiremne. Proces digitalizácie nebol okamžitý, prebiehal postupne a v súčasnosti sa sa nám podarilo dosiahnuť takmer 100 percentnú mieru digitalizácie. Umožnilo nám to výrazne efektívnejšie, rýchlejšie fungovanie, odkialkoľvek a dosiahli sme aj výraznú úsporu nákladov.


Digitalizovali sme vnútrofiremné procesy, ako sú účtovníctvo a backoffice

Ako prvú sme digitalizovali výmenu a spracovanie podkladov v účtovníctve. Papierové podklady sa hneď pri stupe nascanujú a následne sa spracúvajú už len elektronicky. Následne prišli na radu procesy v oblasti administratívy, kde sme vo veľkej miere automatizovali manuálne činnosti, ako sú prepisovanie udájov zo systému do systému.


Digitalizovali sme vnútrofiremnú komunikáciu

Na internú komunikáciu sme už pred COVID-om zaviedli elekronické nástroje ako sú napr. MS Teams, prostredníctvom ktorých u nás prebieha komunikácia a výmena základných dokumentov. Zamestnanci môžu pracovať plnohodnotne remotne, bez zásadných dopadov na ich kvalitu práce. Komunikáciu v týchto náročných časoch vylepšuje aj náš prístup práce v agilných tímoch.


Digitalizovali sme sales a komunikáciu so zákazníkmi

Zaviedli sme cloudový CRM systém - Salesforce, ktorý nám dáva možnosť uceleného pohľadu na zákazníkov. Sales tím má pomocou tohto nástroja prístup k celej histórii komunikácie so zákazníkom odkiaľkoľvek, vie vytvárať objednávky a reporty apod. CRM sa v našej spoločnosti stalo za krátku dobu centrálnym nástrojom, do ktorého automatizovane nahrávame údaje z iných systémov.


Digitalizovali sme recruitment a komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie

CRM Salesforce sme nasadili aj pre komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie. Automatizácie spracujú profily z kariérneho portálu, ako napríklad Profesia. Automaticky sa uchádzačom prepošle online formulár pre spracovanie osobných údajov, ďalej automaticky spracuje maily a založí zložku kandidáta v CRM. Len tento krok sám o sebe šetrí firme mnoho času a tým nemalé finančné prostriedky.


Digitalizovali sme docházku a máme vlastného dochádzkoveho chatbota

Digitalizácia sa nevyhla ani dochádzke zamestnancov. Naši zamestnanci majú možnosť pri príchode do práce napísať chatbotovi a ich príchod je zaznamenaný. Takisto si veľmi rýchlo môžu pozrieť, kto z ich tímu je v súčastnosti v práci, má dovolenku alebo je nedostupný. Systém funguje odkiaľkoľvek, čo je v období remotnej práce obrovským prínosom. Systém nám umožňuje aj logovanie sa prostredníctvom mobilnej aplikácie z hociktorého miesta, prípadne v prípade potreby miesto logovania obmedziť na istú lokalitu.


Digitalizovali sme zmluvy a podpisy realizujeme elektronicky

Vzhľadom na konzultačnú povahu nášho biznisu sme často na cestách. Vnímali sme potrebu zefektívniť proces podpisovania zmlúv, nakoľko dochádzalo k zbytočným prieťahom pri ich podpisoch alebo zvýšenej administratívnej náročnosti. Zmluvy sme kompletne elektronizovali a zaviedli sme nástroj na elektronické podpisovanie zmlúv s dodatočnou SMS autentifikáciou podpisujúcich strán.


S úradmi komunikujeme elektronicky

Ak ste sa dočítali až sem, asi vás neprekvapí, že komunikácia s úradmi u nás prebieha kompletne elektronicky a v rámci aktuálnych možností štátnej správy.



Vďaka digitalizácii máme vyššiu kvalitu dát a šetríme mesačne tisícky EUR


Digitalizácia nám ušetrila nemalé prostriedky v oblasti administratívy, ale aj celkovo výrazne zefektívnila chod firmy a komunikáciu s externým svetom. Takisto nás odbremenila od nevyhnutnej fyzickej prítomnosti v officoch.


Digitalizáciou sme dosiahli:

  • ušetrenie finančných prostriedkov na administratívne výkony a ďalšie činnosti vo výške tisícov EUR mesačne

  • výrazné zvýšenie kvality dostupných dát

  • schopnosť vytvárať rôzne automatizované reporty, čo predtým v tomto rozsahu nebolo možné

  • odstránenie manuálneho prepisovania údajov z jedného systému do druhého

  • zacielenie zamestnancov na iné, kvalifikovanejšie úlohy

  • odstránenie potreby častých ciest na poštu a späť

  • jednotný a rýchly prehľad o komunikácii so zákazníkmi a uchádzačmi o prácu

  • zníženie potreby fyzickej prítomnosti v kanceláriách


Vieme pomôcť s digitalizáciou procesov aj vo vašej firme


Ruku na srdce, ako to vyzerá u vás vo firme? Máte procesy digitalizované a automatizované, alebo sa stále boríte s prepisovaním dát z jedného systému do druhého resp. z papiera do systému?


V novej ére digitalizácie je dôležité, aby ste sa dokázali chopiť ponúkaných príležitostí a dosiahnuť tak väčšiu efektivitu. Konkurencia nespí, automatizuje a digitalizuje. Nedostatky v tejto oblasti vás môžu už v krátkom období dostať do straty alebo ukončiť vaše podnikanie.

Viac o digitálnej transformácii a konkrétne prípadové štúdie nájdete na https://www.apm.digital/digitaltransform alebo nás kontaktujte nás na consulting4free@apmdigital.eu a my vám radi poskytneme bezplatnú konzultáciu pre váš kontrétny prípad.


13 views

Recent Posts

See All